La información es uno de los bienes activos más importantes de nuestra empresa. Almacenarla correctamente y mantenerla a salvo ante posibles incidencias es, probablemente, una de las tareas más relevantes que ha de realizar nuestro equipo de IT.
La pandemia del COVID-19 ha puesto de manifiesto que tener nuestros datos e información en la nube nos permite continuar con nuestro negocio de forma flexible, accediendo rápidamente de forma remota a cualquier documentación. Sin embargo, también han surgido nuevos desafíos y vulnerabilidades que pueden comprometer nuestros sistemas.
La importancia de tener una herramienta de backup o copia de seguridad de nuestros datos es hoy más relevante que nunca. Sufrir un ataque informático o secuestro de nuestra información, realizar un borrado accidental o intencionado de datos puede suponer un incidente grave que ponga en jaque la continuidad de nuestro negocio.
Muchas compañías asumen que, dado que utilizan Office 365 y que este reside en la nube, no es necesario realizar ninguna copia de seguridad de sus datos corporativos. Pero es un error muy común ya que, en última instancia, proteger la información es responsabilidad de las propias organizaciones. Las grandes corporaciones cuentan con un departamento de IT con recursos, tiempo y un plan determinado para llevar a cabo el proceso de backup de forma regular. Sin embargo, en empresas de menor tamaño esta gestión no siempre puede contar con el personal técnico especializado e infraestructura tecnológica necesaria para establecer un plan de backup efectivo.
Recurrir a terceros para que nos ayuden a gestionar nuestro servicio de backup puede suponer un importante ahorro de costes y también la tranquilidad de saber que nuestra información corporativa está completamente a salvo ante graves o inesperados incidentes que pongan en riesgo nuestros sistemas.
¿Qué debe ofrecer una empresa especializada en backup a la que confiaremos nuestra información más valiosa?
1. Almacenamiento ilimitado. Nuestros datos pueden crecer de forma exponencial en un corto espacio de tiempo, por lo que tener limitaciones en este sentido puede ser una traba importante para proteger la totalidad de nuestra información. Un buen proveedor de backup te permitirá aumentar tu capacidad de almacenamiento de forma flexible, ampliando tu espacio a corto plazo si las necesidades lo requieren o directamente ofreciéndote un almacenamiento ilimitado.
2. Periodos amplios de conservación de la información a elegir entre variedad de opciones que pueden ir de entre uno a diez años en función de nuestras necesidades. Un punto importante es, por ejemplo, contar con el backup de nuestra información financiera con una antigüedad de, al menos, cinco años.
3. Diseñar una única plataforma de gestión de backup simplificada, amigable y con una experiencia de usuario ágil y funcional. Una solución sencilla que pueda gestionarse rápidamente con la mejor tecnología de cifrado, duplicación y segmentación.
4. Ofrecer un servicio completamente gestionado. Es decir, que la realización de la copia de seguridad esté automatizada. Que una vez que se configure, la información se guarde automáticamente a medida que se transmita, sin necesidad de guardar, etiquetar y realizar un seguimiento de la información de forma proactiva.
5. Que el backup se realice de forma ininterrumpida frente a cualquier imprevisto. Se trata de un servicio crítico y fundamental que requiere un proveedor con dedicación absoluta en servicios de protección de datos y continuidad de negocio. Del mismo modo, debe contar con procedimientos para verificar que las copias funcionan correctamente y son recuperables en cualquier momento, así como un plan propio de prevención contra ataques externos.
6. Almacenamiento escalable. Antes de contratar al proveedor, asegúrate que también cuenta con un plan de recuperación activo para sí mismo, y que en caso de un incidente que pueda afectar a la integridad de algunas de sus infraestructuras, no se pierdan sus datos y por extensión, los tuyos tampoco.
7. Tener un servicio de asistencia 24 horas. Las emergencias no conocen horarios ni días festivos. Cuando los sistemas se caen o necesitemos restaurar algún archivo o fichero durante el fin de semana, es necesario que nuestro proveedor tenga la capacidad de ofrecer un soporte de forma permanente. Y en función de la naturaleza de nuestro negocio, esta disponibilidad puede volverse realmente crítica.
8. Tener bien definidas unas tarifas mensuales o anuales estables en función de nuestras necesidades, de modo que se convierta en un ahorro real de costes. Escatimar en este tipo de servicios puede salir caro. Si buscamos un proveedor económico puede que lo pagues caro finalmente.
9. Y finalmente, que cumpla con la normativa vigente en relación con el Reglamento de Protección de Datos. Los requisitos de este reglamento, comúnmente conocido como RGPD, afectan también a las copias de seguridad, especialmente a aquellas que no se encuentran en las instalaciones de la empresa y de las que sigue siendo responsable la compañía, independientemente de que el servicio se haya contratado a un tercero para realizarlas y almacenarlas.
Una empresa pierde de media unos 80.000 € por cada hora de actividad perdida. Haciendo cálculos, tener un sistema de backup gestionado que permita a la compañía recuperar los datos lo más rápidamente posible y con garantías es un verdadero salvavidas de la continuidad de nuestro negocio.
Desde Irium queremos ofrecerte el servicio de backup en entornos de Office 365 con todas las garantías, con almacenamiento ilimitado, con periodos de tiempo en función de tus necesidades, desde una única plataforma de acceso, un servicio de asistencia las 24 horas y con tarifas mensuales muy asequibles. Ponte en contacto con nosotros si estás interesado recibir asesoramiento especializado sobre la protección de tu información y cómo podemos ayudarte a salvaguardarla.
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